El concejal del Área de Hacienda, Recursos Humanos y Recursos Centrales de Adeje, Epifanio Díaz Hernández, señala que Adeje cuenta desde hace pocas semanas con un Reglamento regulador del Archivo municipal, tras ser aprobado por unanimidad de los miembros del Ayuntamiento pleno. El Sistema Municipal de Archivos del Ayuntamiento de la Histórica Villa de Adeje está compuesto por el Archivo de Gestión o de Oficina, el archivo Central o Administrativo y el Archivo Histórico.
Con este reglamento, explica Díaz Hernández, garantizamos una más eficaz organización de la documentación administrativa durante el periodo de máxima utilidad para la gestión administrativa de las oficinas municipales y un mejor acceso a los mismos de los administrados.
Además de ello, añade, se asegura la transferencia periódica al Archivo de los documentos que ya no son de uso corriente en las oficinas.
Otra de las cuestiones que regula el nuevo Reglamento, añade el responsable del Área de Hacienda, Recursos Humanos y Recursos Centrales, es el de clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en sus distintas etapas, de acuerdo con los principios de la archivística.
Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información, mediante los distintos instrumentos de descripción, usando las nuevas tecnologías, e instalar adecuadamente los documentos en locales y equipamiento que garanticen su conservación íntegra en el tiempo, son, entre otros, los objetivos más importantes del Reglamento.
Todos estos objetivos, concluye Díaz Hernández, están orientados a lograr la utilización efectiva y exhaustiva del archivo como recurso básico de información, al servicio de la administración, entidad o persona que lo ha generado, para proporcionarle cuantos documentos, datos y referencias son necesarios para que su gestión sea eficaz.
En la Ley de Patrimonio Histórico Español de 22 de junio de 1985 se establece que “los archivos son conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Asimismo se entiende también por archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos”.
Desde 1823 existen disposiciones ordenado por la ley de diputaciones y ayuntamientos que en cada municipio hubiese un archivo, y que fuesen los secretarios municipales quienes se encargasen de su gestión y custodia. A partir de 1868 se deben encargar de los archivos los archiveros.
Los Fondos de un archivo municipal se clasifican según el origen y la naturaleza de los documentos, podemos encontrar los fondos procedentes de la administración municipal estructurados en secciones: Órganos de Gobierno, Secretaría y Hacienda. También se pueden encontrar documentación de los juzgados, relativas al registro civil y del juzgado municipal ordinario, y archivos particulares donados por individuos, familias o empresas y fundaciones privadas.
El archivo, es en primer lugar un servicio municipal básico de apoyo a la gestión administrativa municipal y está al servicio de los ciudadanos, que tienen derecho al acceso a los archivos y registros públicos, para solicitar información a través de los documentos de cuantos asuntos sean de su interés, derecho que queda regulado en la Constitución de 1978, en el artículo 105 b.
Es en segundo lugar un servicio cultural, en cuanto conserva y organiza el Patrimonio Documental del municipio, poniéndolo al servicio de la investigación y la difusión cultural, permitiendo el acceso de los ciudadanos a los testimonios del pasado.
Por tanto, el Reglamento aprobado por el Ayuntamiento pleno de Adeje es un instrumento normativo, que surge ante la necesidad de la Administración municipal de mejorar la calidad de la gestión administrativa y de los servicios que presta a los ciudadanos, basado en los principios de transparencia y eficacia, y tiene como objetivos fundamentales regular y normalizar el funcionamiento del Archivo Municipal de la Histórica Villa de Adeje.
Este reglamento está estructurado en capítulos compuestos por artículos, que establecen una serie de derechos y deberes que regulan el Sistema Municipal de Archivos, es, en definitiva, una normativa que obliga a al personal de las oficinas que generan los documentos, al archivo donde se conserva y organiza la documentación, y a los usuarios, regularizando, y permitiendo el acceso a los documentos a la propia administración o los ciudadanos en general.
